2020年11月7日上午9:30分，轨道系学生工作办公室在A座712室召开了学生工作研讨会，主题是：“疫情期间请假流程和要求”。参与本次研讨会的有党总支书记王会江，党总支副书记李爽、机电专业辅导员杨丽、运营与信号专业辅导员杨皓月、车辆专业辅导员孙龙参加。本次会议由党总支副书记李爽主持。
疫情期间，学生在校期间近似封闭管理，没有特殊事情，不提倡外出流动。为了使学生的请假能够符合疫情防范要求，大家就以下事项进行了研讨：一、什么事情符合请假要求，能够予以批假？二、服务大厅请假条，请假需表明哪些流动信息？三、请假是否需要提前至少一天？四、超过几天需要跟系领导提前报备？五、销假需要注意什么事项？最后，经过激烈的研讨，大家达成共识：除特殊情况除外，学生请假需提前一天，直系亲属婚丧嫁娶可批事假，大一新生可批一次回家探亲假；病情需要提交医院诊断书；请假条需要表明请假原因、流动区域、居住情况、是否作为出入门凭证等信息；超过3天的假条，要提前跟系总支书记报备。
通过此次研讨活动，规范了学生请假流程和要求，让有请假需求的学生，能够第一时间得到辅导员老师的合理批复，也给疫情防范工作提供了强有力的保障措施。
